Stg. RINIS zoekt een Secretaresse (32 - 40 uur)

Pienk

Functie omschrijving Stg. RINIS zoekt een Secretaresse (32 - 40 uur)

Voor stichting RINIS in Amstelveen zijn wij op zoek naar een enthousiaste en ervaren secretaresse voor minimaal 32 uur per week. De functie is vanaf half april tot en met september 2018, in eerste instantie ter vervanging van zwangerschapsverlof.

Stichting RINIS is een uitvoeringsorganisatie op het gebied van elektronische gegevensuitwisseling en staat middenin de ontwikkelingen rondom de elektronische overheid. RINIS biedt verschillende diensten aan 11 deelnemende organisaties zoals de Belastingdienst, DUO, CBS en het CJIB.

In deze rol als (parttime) secretaresse zal je een centrale functie hebben binnen het kantoor (+/- 35 medewerkers) en zal je samen met de stafmedewerker en de administrateur een hecht team vormen. Jullie zorgen voor een goed lopend en professioneel secretariaat. Je bent de rechterhand van de directeur en ondersteunt tevens het kantoor met alle voorkomende secretariële- en organisatie brede werkzaamheden. De belangrijkste taken van jou als secretaresse zijn:

  • Complex agendabeheer voor de directeur en je bent zijn rechterhand;
  • Het voorbereiden, notuleren en uitwerken (dictafoon) van vergaderingen (ongeveer 1x per twee weken MT en 4x per jaar RvT);
  • Mail- en telefoonafhandeling;
  • Verzorgen van correspondentie;
  • Het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning aan medewerkers bij de uitvoering van projecten;
  • Het beheer en inkoop van kantoorartikelen, drukwerk en relatiegeschenken e.d.
  • Digitale archivering en het bijwerken en up to date houden van handboeken;
  • Toezien en initiëren op facilitaire werkzaamheden (schoonmaak, catering etc.);
  • Online plaatsen van vacatures of deze uitzetten bij externen;
  • Het verzorgen van representatieve werkzaamheden zoals het versturen van attenties bij bijzondere gelegenheden, aanmelden nieuwe medewerkers e.d.;
  • Het organiseren en regelen van personeelsuitjes, seminars, bijeenkomsten etc.;
  • Het verrichten van diverse organisatie brede werkzaamheden in samenwerking met je collega's zoals facturatie en offertebeheer.

Samengevat een super leuke en afwisselende functie voor een proactieve en ervaren Secretaresse of Office Manager!

Functie eisen Stg. RINIS zoekt een Secretaresse (32 - 40 uur)

RINIS is op zoek naar een secretaresse die zich thuis voelt binnen een kleinere IT organisatie. Je bent een ervaren en professionele (parttime) secretaresse | office manager en dit is jouw profiel:

  • Je hebt minimaal een MBO secretariële opleiding afgerond en hebt HBO werk- en denkniveau;
  • Je beschikt over recente en relevante werkervaring als secretaresse, management assistent of office manager;
  • Je hebt ervaring met notuleren en het voorbereiden en uitwerken van complexe vergaderingen;
  • Je hebt ervaring met complex agendabeheer;
  • Je hebt enige achtergrond in projectmatig werken (PMO pré);
  • Je beheerst het volledige MS Office pakket (kennis van Jira is een pré);
  • Je hebt kennis van Apple systemen;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en je hebt goede kennis van de Engelse taal (taaltesten zullen onderdeel zijn van de procedure);
  • Je bent (parttime) 32, 36, 38 of 40 uur beschikbaar, verplichte werkdagen zijn maandag t/m donderdag en vroeg op de dag beginnen is mogelijk.

Je herkent jezelf tevens in de volgende eigenschappen;

  • Je hebt een hands-on instelling en neemt initiatief;
  • Je bent een echte teamplayer die ook bereid is om buiten je takenpakket werkzaamheden uit te voeren;
  • Je bent in staat om onder hoge werkdruk overzicht te houden en prioriteiten te stellen;
  • Je denkt proactief mee als het gaat om verbeteren en/of optimaliseren van processen;
  • Je bent een aanpakker met een no nonsens mentaliteit;
  • Je durft te vragen, je grenzen aan te geven en je weet op charmante wijze mensen achter de broek te zitten;
  • Je kunt snel schakelen en bent stressbestendig;
  • Je voelt je thuis binnen een kleinere IT organisatie waarin veel mannen werken.

Aanbod Stg. RINIS zoekt een Secretaresse (32 - 40 uur)

RINIS biedt een hele leuke functie als secretaresse waarbij je echt de spin in het web bent binnen de organisatie!. De functie is in eerste instantie op uitzendbasis voor de periode april tot en met september 2018 ten behoeve van zwangerschapsverlof (voor 24 tot max 32 uur per week).

Het salaris is prima en marktconform en er worden diverse evenementen georganiseerd zoals heisessies, etentjes en een jaarlijks personeelsuitje. RINIS is gevestigd in het bedrijfspand van de SVB. Wanneer je met de auto komt is er een plek in parkeergarage voor je en het pand is goed bereikbaar door een gunstige ligging t.o.v. de uitvalswegen en het openbaar vervoer.

Bedrijfsprofiel

RINIS is een knooppunt voor het elektronisch uitwisselen van gegevens in het publieke domein (IT). RINIS biedt verschillende diensten aan 11 deelnemende organisaties zoals de Belastingdienst, DUO, CBS en het CJIB.

Bedrijfscultuur

RINIS is te omschrijven als een open organisatie in ontwikkeling. De sfeer intern is informeel en collegiaal en er werken ongeveer 35 personen.

Locatie

Amstelveen

Naam organisatie

Pienk
Bekijk
onze nieuwste vacatures
inAmsterdam
inAmsterdam
inAmsterdam
Bekijk de bedrijfsprofielen
Kijk ook bij de bedrijfspresentaties wie jou verder kan helpen aan een nieuwe baan in Amsterdam!

Profielen bekijken
© Amsterdam Heeft Werk 2018 | Disclaimer | Sitemap | Algemene Voorwaarden | Links | OTYS Recruiting Technology
Amsterdam Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.